NF-e de devolução: regra VC02-14 entra em produção em 1º de setembro de 2026 e exige referenciamento item a item

Uma data que passou quase despercebida no meio da correria de agosto

Enquanto boa parte das equipes fiscais e de TI ainda está absorvendo os efeitos da obrigatoriedade dos campos de IBS e CBS que entrou em vigor em 3 de agosto, existe um segundo prazo, menos comentado, dentro da mesma Nota Técnica 2025.002-RTC, versão 1.40: a partir de 1º de setembro de 2026, a forma de referenciar a nota fiscal original em operações de devolução de mercadoria muda de vez.

O que muda na prática

A partir de 03/08/2026, o preenchimento de IBS/CBS passa a ser obrigatório em produção para as empresas do Regime Normal, sob pena de rejeição. Já a nota de devolução tem um prazo próprio: só a partir de 01/09/2026 ela deixa de referenciar a nota original apenas pela chave de acesso no cabeçalho e passa a exigir o referenciamento item a item, pelo grupo DFeReferenciado, por meio da regra de validação VC02-14. Essa regra estabelece referenciamento exclusivo no grupo DFeReferenciado para devoluções, com vigência em produção em 01/09/2026, e não em 03/08/2026 como o restante da versão 1.40.

Hoje, na maioria dos processos, a empresa informa a chave da NF-e original apenas no campo geral de documento referenciado, no cabeçalho da nota de devolução. A partir de 01/09/2026, não será mais suficiente informar a chave da nota fiscal original apenas no campo geral: a devolução deverá referenciar a nota original por item, dentro do grupo DFeReferenciado, e a SEFAZ passará a exigir que cada item devolvido esteja vinculado ao item correspondente da NF-e original.

Por que isso importa para a apuração de IBS e CBS

O detalhe não é burocrático por acaso. O referenciamento é essencial para a administração tributária rastrear a operação original e os débitos de IBS/CBS vinculados, viabilizando o crédito do fornecedor do regime regular; sem ele, o crédito do fornecedor poderia ser glosado. Ou seja: a partir de setembro, uma devolução mal referenciada não é só um problema de emissão, é um problema de crédito tributário na cadeia.

O que acontece se o ERP não for ajustado a tempo

A consequência é direta: rejeição na autorização, não em fiscalização posterior. A NT também adicionou novas regras de validação relacionadas à rastreabilidade documental e consistência das NF-e referenciadas: VC02-40 exige que o emitente das NF-e referenciadas seja o mesmo em todos os itens; VC02-50 exige que o destinatário da NF-e seja igual ao emitente da NF referenciada; e VC03-20 rejeita quando o número do item do DFeReferenciado não é informado. Caso a NF-e de devolução não possua documento fiscal referenciado por item, o documento poderá sofrer rejeição 321, indicando que a NF-e de devolução de mercadoria não possui documento fiscal referenciado.

E as empresas do Simples Nacional?

A obrigação de referenciar por item não está condicionada à obrigatoriedade de IBS/CBS. Em 2026, a devolução do Simples Nacional continua sem destaque de IBS/CBS, mas o referenciamento no grupo DFeReferenciado, item a item, já passa a ser obrigatório a partir da mesma data. Ou seja, o regime tributário do emitente não isenta a empresa dessa exigência técnica.

Checklist para os times fiscal e de TI

• Confirme com o time de desenvolvimento ou com o fornecedor do ERP se o sistema já monta o grupo DFeReferenciado automaticamente nas notas de finalidade 4 (devolução de mercadoria), item a item, e não apenas a chave no cabeçalho.
• Use o ambiente de homologação, disponível desde 01/07/2026, para emitir devoluções de teste antes da obrigatoriedade em produção.
• Revise rotinas de devolução recorrentes (troca, defeito, recusa parcial e total), especialmente à luz do Ajuste SINIEF nº 8/2026, que reorganizou os procedimentos de devolução por recusa ou não localização do destinatário.
• Valide que emitente e destinatário das notas referenciadas coincidem corretamente entre a devolução e a nota original, para não cair nas novas rejeições VC02-40 e VC02-50.
• Acompanhe as primeiras devoluções emitidas logo após 1º de setembro para identificar rapidamente qualquer inconsistência de parametrização.

Esse é o tipo de ajuste que passa longe do radar quando a atenção está toda voltada para IBS, CBS e alíquota-teste, mas que pode parar a emissão de notas de devolução da empresa do dia para a noite. Vale colocar esse prazo na agenda de testes ao lado dos demais marcos da Reforma Tributária.

Este conteúdo tem caráter informativo e não substitui a orientação do escritório de contabilidade da sua empresa, que deve avaliar as particularidades de cada operação.

Se a sua equipe quer garantir que o ERP já está preparado para a regra VC02-14 e para os demais marcos da Reforma Tributária nos documentos fiscais, fale com a Edoo.